Les commandes arrivent par mail, en PDF, parfois en photo prise de travers. Quelqu'un les retape dans la gestion commerciale. C'est la tâche la plus chère de l'entreprise, et la seule que personne ne mesure.
Réserver un appel de 20 minTrente-huit mails. Neuf commandes : deux PDF propres, un tableur, un scan de travers, une photo prise au téléphone dans un atelier. Le reste, ce sont des « où en est ma commande » et deux accusés fournisseurs à rapprocher.
La personne qui ouvre cette boîte connaît vos références par cœur. C'est pour ça qu'elle est là. Elle va passer sa matinée à retaper des lignes dans votre logiciel de gestion commerciale.
Et le jour où elle est en congés, personne ne sait où elle en était.
Lues, comparées à vos références et à vos tarifs, saisies dans votre gestion commerciale. Une ligne qui ne correspond à aucun article n'est jamais devinée : elle revient à votre ADV, avec la commande d'origine à côté.
Rédigés à partir de vos prix, de vos remises habituelles et de ce que ce client a déjà acheté. Le prix final, c'est toujours vous qui le décidez.
Rapprochés automatiquement des commandes correspondantes. Les écarts de quantité, de prix ou de délai sont listés pour vous chaque matin. Ils ne sont pas corrigés en douce.
« Où en est ma commande », « quel délai sur cette référence », « refaites-moi la même qu'en mars » : trié, rattaché au bon dossier, réponse préparée depuis votre historique.
Un négoce ne mesure jamais sa saisie, parce qu'elle est diluée dans le salaire de gens qui font aussi autre chose. Voilà comment la sortir de l'ombre, avec vos chiffres.
Le calculateur fait le calcul en deux minutes, avec vos volumes et votre coût horaire. Chiffrer la tâche.
Rien à remplacer, rien à migrer. Votre équipe garde les écrans qu'elle connaît. Ceux que je branche le plus souvent dans votre métier :
Un logiciel absent de cette liste n'est pas un obstacle. La question est de savoir s'il laisse une porte d'entrée. Je le vérifie pendant la visite, avant de vous promettre quoi que ce soit.
Une seule tâche d'abord. C'est ce qui distingue un projet qui tourne d'un pilote qu'on abandonne au bout de six mois.
Étape 1
Un canal, un format, une famille de clients. Pas les neuf à la fois. C'est ce qui permet de mesurer honnêtement au bout de trois semaines.
Étape 2
Pendant quelques jours, la machine saisit et votre ADV vérifie derrière. C'est là qu'on voit les cas tordus que personne n'avait écrits nulle part. Et il y en a toujours.
Étape 3
Quand les écarts tombent sous le seuil écrit au devis, la double saisie s'arrête. Si on n'y arrive pas, je vous le dis et vous ne payez pas la suite.
La machine propose depuis vos tarifs et vos remises habituelles. Une remise exceptionnelle, un geste commercial, un client à ménager : ça reste vous. Une machine qui négocie à votre place, c'est un problème que vous découvrez sur la marge, trois mois plus tard.
Sage 100, EBP, Divalto, Odoo : ils restent. La machine écrit dedans. Changer d'outil de gestion commerciale dans un négoce, c'est un chantier d'un an, et ce n'est pas ce que vous êtes venu chercher.
Prévoir la demande demande un historique propre et une saisonnalité stable. Beaucoup de négoces n'ont ni l'un ni l'autre, et je préfère le dire avant qu'après. Ce que je sais faire, c'est vous alerter sur un écart réel, tout de suite, plutôt que de deviner le mois prochain.
Oui pour le PDF et le tableur, et généralement pour le scan. La photo prise de travers dans un atelier passe souvent, mais pas toujours. La bonne nouvelle, c'est que le doute se voit : quand la machine n'est pas sûre d'une ligne, elle ne la saisit pas, elle la renvoie à votre ADV avec le document affiché à côté. Le test se fait sur vos vraies commandes pendant la visite, pas sur un échantillon choisi par moi.
Pas forcément, mais c'est la vraie question, et elle décide du budget bien plus que la technologie. Un logiciel ancien laisse presque toujours une porte : une base accessible, un import de fichier, un export programmé. C'est moins élégant qu'un branchement direct et ça marche. Je le vérifie sur place avant de chiffrer. Si aucune porte n'existe, je vous le dis et on s'arrête là.
Chaque saisie est enregistrée et peut être défaite, avec l'heure, la commande d'origine et la raison. Avant la mise en service, on tourne quelques jours en double : la machine saisit, votre ADV vérifie derrière, et on regarde l'écart. C'est ce qui donne le seuil écrit au devis. En dessous, je ne coupe pas la vérification.
Tant mieux, et on n'y touche pas. L'EDI fonctionne bien là où il est en place, mais il ne couvre presque jamais que vos plus gros comptes. Le volume de saisie manuelle, il est chez les cent autres clients qui envoient un PDF par mail. C'est exactement là que la machine se rentabilise.
Il n'y a pas de seuil universel, ça dépend surtout du nombre de lignes par commande et de l'état de vos référentiels. En ordre de grandeur, en dessous de dix commandes manuelles par jour, un abonnement du commerce ou un simple modèle de saisie fera souvent l'affaire, et je vous le dirai. Au-dessus de trente, la question ne se pose plus vraiment.
C'est le cas le plus fréquent, et c'est justement ce qui fait échouer les projets menés à l'aveugle. La machine ne devine pas une référence inconnue : elle la signale. Une référence remplacée, un conditionnement qui change, un article créé la semaine dernière : votre ADV tranche une fois, et la machine retient la règle. Ce qu'elle ne sait pas, elle vous le demande.
Vingt minutes au téléphone suffisent à le savoir. Ce que vos équipes refont déjà, ce qu'une machine peut en reprendre, et par quoi il vaut mieux commencer. Si la réponse est que ça n'en vaut pas la peine, je vous le dis à ce moment-là. Pas après un devis.
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