Les commandes arrivent par mail, en PDF, parfois en photo prise de travers. Quelqu'un les retape dans la gestion commerciale. C'est la tâche la plus chère de l'entreprise, et la seule que personne ne mesure.
Réserver un appel de 20 minUne commande arrive. C'est une photo prise dans un atelier, un peu de travers, avec le pouce du chef d'équipe en bas à droite. Onze références manuscrites dessus.
La personne qui ouvre cette boîte la déchiffre sans difficulté. Elle connaît vos références par cœur, c'est pour ça qu'elle est là depuis huit ans. Elle va les retaper une par une dans votre gestion commerciale, comme les trente autres commandes qui arriveront d'ici ce soir, entre deux demandes de délai et deux accusés fournisseurs à rapprocher.
Personne n'a jamais mesuré ce que ça représente. C'est dilué dans un salaire qui couvre aussi tout le reste.
Lues, comparées à vos références et à vos tarifs, saisies dans votre gestion commerciale. Une ligne qui ne correspond à aucun article n'est jamais devinée : elle revient à votre ADV, avec la commande d'origine à côté.
Rédigés à partir de vos prix, de vos remises habituelles et de ce que ce client a déjà acheté. Le prix final, c'est toujours vous qui le décidez.
Rapprochés automatiquement des commandes correspondantes. Les écarts de quantité, de prix ou de délai sont listés pour vous chaque matin. Ils ne sont pas corrigés en douce.
« Où en est ma commande », « quel délai sur cette référence », « refaites-moi la même qu'en mars » : trié, rattaché au bon dossier, réponse préparée depuis votre historique.
Un négoce ne mesure jamais sa saisie, parce qu'elle est diluée dans le salaire de gens qui font aussi autre chose. Voilà comment la sortir de l'ombre, avec vos chiffres.
Le calculateur fait le calcul en deux minutes, avec vos volumes et votre coût horaire. Chiffrer la tâche.
Rien à remplacer, rien à migrer. Votre équipe garde les écrans qu'elle connaît. Ceux que je branche le plus souvent dans votre métier :
Un logiciel absent de cette liste n'est pas un obstacle. La question est de savoir s'il laisse une porte d'entrée, et je le vérifie pendant la visite.
Une seule tâche d'abord. C'est ce qui distingue un projet qui tourne d'un pilote qu'on abandonne au bout de six mois.
Étape 1
Un canal, un format, une famille de clients. Pas les neuf à la fois. C'est ce qui permet de mesurer au bout de trois semaines.
Étape 2
Pendant quelques jours, l'agent saisit et votre ADV vérifie derrière. C'est là qu'on voit les cas tordus que personne n'avait écrits nulle part. Et il y en a toujours.
Étape 3
Quand les écarts tombent sous le seuil écrit au devis, la double saisie s'arrête. Si on n'y arrive pas, je vous le dis et vous ne payez pas la suite.
L'agent propose depuis vos tarifs et vos remises habituelles. Une remise exceptionnelle, un geste commercial, un client à ménager : ça reste vous. Un agent qui négocie à votre place, c'est un problème que vous découvrez sur la marge, trois mois plus tard.
Sage 100, EBP, Divalto, Odoo : ils restent. L'agent écrit dedans. Changer d'outil de gestion commerciale dans un négoce, c'est un chantier d'un an, et ce n'est pas ce que vous êtes venu chercher.
Prévoir la demande suppose un historique propre et une saisonnalité stable. Beaucoup de négoces n'ont ni l'un ni l'autre. Ce que je sais faire, c'est vous alerter sur un écart réel dès qu'il apparaît, pas deviner le mois prochain.
Oui pour le PDF et le tableur, et généralement pour le scan. La photo prise de travers dans un atelier passe souvent, mais pas toujours. Quand l'agent n'est pas sûr d'une ligne, il ne la saisit pas : il la renvoie à votre ADV avec le document affiché à côté. Le test se fait sur vos vraies commandes, pendant la visite.
Pas forcément, mais c'est la vraie question, et elle décide du budget bien plus que la technologie. Un logiciel ancien laisse presque toujours une porte : une base accessible, un import de fichier, un export programmé. C'est moins élégant qu'un branchement direct et ça marche. Je regarde votre version avant de chiffrer. Si aucune porte n'existe, on s'arrête là.
Chaque saisie est enregistrée et peut être défaite, avec l'heure, la commande d'origine et la raison. Avant la mise en service, on tourne quelques jours en double : l'agent saisit, votre ADV vérifie derrière, et on regarde l'écart. C'est de là que sort le seuil qu'on contractualise. En dessous, je ne coupe pas la vérification.
Tant mieux, et on n'y touche pas. L'EDI fonctionne bien là où il est en place, mais il ne couvre presque jamais que vos plus gros comptes. Le volume de saisie manuelle, il est chez les cent autres clients qui envoient un PDF par mail. C'est exactement là que l'agent se rentabilise.
Il n'y a pas de seuil universel, ça dépend surtout du nombre de lignes par commande et de l'état de vos référentiels. En ordre de grandeur, en dessous de dix commandes manuelles par jour, un simple modèle de saisie fera souvent l'affaire. Au-dessus de trente, la question ne se pose plus vraiment.
C'est le cas le plus fréquent, et c'est justement ce qui fait échouer les projets menés à l'aveugle. L'agent ne devine pas une référence inconnue : il la signale. Une référence remplacée, un conditionnement qui change, un article créé la semaine dernière : votre ADV tranche une fois, et l'agent retient la règle. Ce qu'il ne sait pas, il vous le demande.
Vingt minutes au téléphone suffisent à le savoir. Ce que vos équipes refont déjà, ce qu'un agent peut en reprendre, et par quoi il vaut mieux commencer.
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